VIDEO CONFERENCIA

MANUAL DEL SISTEMA NACIONAL DE VIDECONFERENCIA EN EL SERVICION NACIONAL DE APRENDIZAJE “SENA”.

El Sistema Nacional de Videoconferencia del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, posee un manual para orientar y facilitar su proceso, de esta manera garantizar los mejores resultados. Esta herramienta de comunicación y capacitación frente al concepto de las nuevas tecnologías de la información y comunicación en las organizaciones.

La videoconferencia es un medio de divulgación y capacitación tecnológico que apoya a la didáctica dentro de los procesos académicos o administrativos en los cuales se comparte información.
Por medio de éste dos o más puntos distantes establecen comunicación con una capacidad de transmisión y recepción de audio y video en forma bidireccional. Esto hace que en un medio organizacional y educativo, el conferencista, el docente y los estudiantes, desde todos los sitios,
se vean unos a otros y establezcan una comunicación interactiva y simultánea.
Dada su flexibilidad, la videoconferencia posee grandes ventajas sobre el resto de los medios de comunicación. Su interacción es más real, productiva y eficaz. Representa el modelo más cercano de divulgar de una manera virtual cara a cara, ya que permite el empleo de técnicas grupales, de pregunta y respuesta, de exposición y sustentación de ideas y generación de debates. Es por lo tanto, un medio de gran valor didáctico, en el que se involucran el intercambio de datos, imágenes, videos, y, prácticamente, cualquier tipo de información.

PROTOCOLO:

La dependencia o empresa solicitante del servicio es la responsable de la divulgación del evento al grupo objetivo.
El primer punto a tener en cuenta a la hora de prepararse para participar en una videoconferencia es el vestuario. La mayor parte del tiempo las regionales receptoras estarán viendo al conferencista y, en algunos casos, la indumentaria puede disminuir la resolución de la imagen. Debe procurar vestirse con tonos suaves y uniformes, y evitar, en lo posible, adornos metálicos u otros objetos que puedan producir reflejos.
Durante la realización de la videoconferencia, no deben realizarse excesivos movimientos (en beneficio de la calidad de la imagen, el conferencista no debe levantarse o andar por el auditorio). Se recomienda que permanezca sentado frente a la cámara y su actitud sea la misma
que tendría si estuviese con los alumnos o el público alrededor de una mesa o un auditorio.
Debido al complejo proceso de tratamiento de la información que tiene lugar en los equipos, se
produce un pequeño retraso de medio segundo aproximadamente en la recepción de la imagen y del sonido en el otro extremo (un ejemplo ilustrativo de este retraso se produce cuando alguien cuenta un chiste y se observa que en el otro extremo tardan cerca de medio segundo en reírse). Este pequeño retraso no dificulta el diálogo pero hay que tenerlo en cuenta a la hora de participar en una discusión.
Para la coordinación logística del evento, es necesario que se advierta en la solicitud del servicio
quién se hará responsable en representación del solicitante (con número telefónico y correo electrónico).
Por contar con un micrófono ambiental, se recomienda no utilizar papeles, bolígrafos u otros elementos que puedan generar ruido, ni mucho menos tapar el micrófono a la hora de su exposición.
Es importante reservar con antelación y telefónicamente la fecha del evento, para que no se presenten casos en los cuales haya algo programado. Transcurridos cinco días, la reserva pierde su vigencia.
Hay que tener en cuenta la amplia divulgación que tiene que realizar el solicitante y todas las condiciones pertinentes del evento en cuanto a la parte técnica, operativa y logística de la misión
y recepción de los puntos de enlace.
Las videoconferencias deberán solicitarse con 30 días hábiles de antelación al evento.
Las pruebas de videoconferencias externas deberán hacerse con cinco días hábiles previos a la ocurrencia del evento.
La persona responsable del evento y los conferencistas deben estar 20 minutos antes de su emisión. En la sala de videoconferencia siempre habrá un funcionario SENA, que proporcionará toda la asistencia que se necesite.
El solicitante deberá verificar con anticipación el diseño de sus ayudas didácticas (contenido, ortografía y formato). No se permitirán correcciones minutos antes de la conexión.
El solicitante deberá entregar 10 minutos antes del inicio de la videoconferencia el guión con el respectivo orden de las intervenciones y copia a los conferencistas y personas que manejan la parte operativa.
No se permite el ingreso de alimentos ni bebidas a las áreas técnicas en donde estén los equipos de videoconferencia.
Tampoco está permitido fumar.
No es requisito grabar las videoconferencias, solamente cuando el solicitante lo exprese en la comunicación y proporcione el CD, la que podrá obtener 1 día Hábil des pues de la emisión.
En caso de retraso en el enlace o llegada de las personas participantes, se respetarán sus reservaciones hasta 15 minutos después de la hora programada; transcurrido este lapso, el personal técnico y operativo hará el respectivo desmonte de los equipos y la señal.

Cada usuario, deberá diligenciar el siguiente formato para reservar el servicio, el solicitante deberá esperar una respuesta para que realice la respectiva divulgación del evento.
Antes de diligenciar el formato, es importante que lea el resumen del presente manual. El mismo garantiza el éxito de la emisión y le permite al SENA contar con la información completa para el alistamiento técnico y logístico.

DATOS DEL USUARIO
En este espacio se pretende identificar el nombre del solicitante, y la entidad, ya sea pública o privada. En el caso del SENA, serían las Regionales y los Centros de Formación.
FECHA Y HORA DE INICIACIÓN Y TERMINACIÓN
Se colocará la fecha exacta del evento y el horario establecido.
INFORMACIÓN TEMÁTICA
Relación de los temas a tratar y un breve resumen de los mismos.
PERSONA RESPONSABLE DEL EVENTO Y TELÉFONO
Este punto es para mantener constante comunicación sobre aspectos técnicos y logísticos de la emisión.
PÚBLICO OBJETIVO AL QUE VA DIRIGIDO
Es necesario saber a quién está dirigido el evento para tener a disposición las salas de videoconferencia.
EXPOSITORES Y CARGO QUE DESEMPEÑAN
Es importante tener esta relación para la ubicación de la mesa y del sitio de emisión.
NÚMERO DE PUNTOS O CIUDADES A ENLAZAR
Esta relación de puntos de enlace es fundamental para garantizar tanto auditorios como la señal para la recepción. Cabe aclarar que la programación se envía con una semana de anticipación a la fecha y las salas de videoconferencia son múltiples (están para otros eventos).
Cada usuario, deberá diligenciar el siguiente formato para reservar el servicio, el solicitante deberá esperar una respuesta para que realice la respectiva divulgación del evento.
Antes de diligenciar el formato, es importante que lea el resumen del presente manual. El mismo garantiza el éxito de la emisión y le permite al SENA contar con la información completa para el alistamiento técnico y logístico.

TIPO DE AYUDAS TECNOLÓGICAS Y AUDIOVISUALES
En este punto hay que aclarar que las ayudas son muy diferentes a las de una conferencia. Esto es videoconferencia, por lo tanto se le da otro tratamiento a las presentaciones como el caso de Power Point Microsoft. Los textos deben estar altamente contrastados para permitir una mejor visibilidad en las regionales receptoras: fondos claros, letras oscuras (rojos, negros, azules, invertidos sobre fondos oscuros), el tamaño de letra (fuente) no deben ser inferior a 24 puntos y sin animaciones, preferiblemente no debe realizarse gráficos (la resolución no es la mejor).

CAPACIDAD DE AUDITORIO
Es importante saber cuántas personas van asistir a los puntos de emisión y recepción para garantizar el alistamiento logístico.

NORMAS PARA LOS FUNCIONARIOS SENA QUE MANEJAN LA PARTE TÉCNICA DE LOS QUIPOS
Verificar las conexiones antes de encender los equipos (Multiplexores, módems, video, audio, pares, cámaras, micrófonos y otros dispositivos conectados).
Encender los equipos por lo menos 30 minutos antes de la hora de inicio del evento.
En caso de requerir ayudas (como videobeam, computador y grabación), tener los equipos instalados, configurados y probados antes del inicio del evento.
Los equipos son delicados y de mucho cuidado, por consiguiente deberán evitarse traslados continuos y en condiciones indebidas.
El área debe ser adecuada, exclusivamente para el equipo.
Al cambiar de lugar los equipos, reiniciar los módem y el VENUE 2000.
El manejo de los equipos debe ser por una persona calificada.
Verificar que el lugar de instalación esté libre de riesgos: tomas eléctricas en mal estado, puntos de red NO debidamente certificados, cableado extendido en áreas de alto tráfico, etc.
Asegurarse de que el canal de televisión sea el indicado

NORMAS PARA LOS FUNCIONARIOS SENA QUE MANEJAN LA PARTE OPERATIVA DE LOS EQUIPOS
No permitir que terceros manipulen los equipos de videoconferencia, incluidos el control remoto el micrófono.
Rectificar el volumen del televisor.
Corroborar el volumen del control.
Mantener la cámara de video con buen enfoque.
No acercar demasiado el micrófono para evitar distorsión.
No dejar el micrófono cerca del televisor.
Evitar jalones del cable del micrófono. En caso de tener un problema técnico, avisarlo telefónicamente a la Oficina de Sistemas de la Dirección General y no hacerlo públicamente durante la videoconferencia Tener el volumen del televisor y de los equipos de videoconferencia al 50 por ciento.

Definir dos imágenes para tenerlas disponibles durante la emisión.
Evitar presionar el botón de transferencia de instantáneas para no bloquear la imagen en los demás puntos. En caso de que esto suceda, se debe hacer conmutación local remoto, en el control de videoconferencia Instruir a los expositores y personas que van a participar en el evento la forma como deben manejar el micrófono durante su intervención.
Evitar las interrupciones ociosas cuando un punto de enlace entra tarde por cualquier razón.
Asegurarse de que cuando la regional participe, la persona que esté hablando sea enfocada por la cámara (no enfocar puertas, paredes, cortinas y demás elementos físicos).
En la sesión de preguntas si la regional no va a intervenir, es importante que se haga el respectivo reporte pues esto permite confirmar si el sitio está activo.
Evitar enfocar imágenes que distraigan la atención de lo puntos de enlace (resultan desagradables).
Mientras no se esté participando activamente de la videoconferencia, verificar que el micrófono esté bloqueado.
Atender los llamados e instrucciones impartidas por el moderador o quién haga sus veces en el sitio emisor.
Debido a que el sistema hace conmutación por voz, evitar la participación indiscriminada. Es necesario esperar el turno para intervenir, esto no permite la distorsión en la imagen que se va a proyectar.
Reportar oportunamente cualquier mal funcionamiento de los equipos de videoconferencia al grupo de soporte de EBD Sena de la Dirección General, Oficina de Sistemas.
Es importante que la Regional que emita una videoconferencia, al final haga una evaluación de la misma en cuanto a las partes técnica y operativa.

NORMAS PARA LOS FUNCIONARIOS SENA QUE MANEJAN LA PARTE LOGÍSTICA Y DE DIVULGACIÓN
Los auditorios deben estar reservados tanto para la emisión y recepción, por eso la programación se envía con ocho días de antelación.
En caso de que haya problema con el auditorio, comunicarlo con antelación
Tener el auditorio disponible con media hora de antelación al evento ya sea de emisión o recepción.
Los auditorios deben estar debidamente en buenas condiciones de aseo.
Asegurar la ubicación de todas las insignias institucionales (imagen institucional).
Tener buena disposición para atender a los participantes del evento.
Apoyar la divulgación de las Videoconferencias.